Quin perfil ha de tenir la persona responsable de la formació?

La persona encarregada o responsable de la formació no té per què ser també formadora, però és usual que coincideixi. Una cosa és ser docent i l’altre gestionar la docència, i és important no confondre-ho.

I és que la persona responsable tindrà tasques més enllà de l’aula: detectar les necessitats formatives, establir un pla de formació adequat i implementar-lo, concretar les activitats que en formaran part i avaluar els resultats.

Aquesta responsabilitat pot recaure en una única persona o en un equip. En tot cas, hi ha d’haver una comunicació constant amb tots els agents implicats, tant en la gestió de la formació com en la formació mateixa, això és des dels i les docents fins a la direcció de l’entitat, passant per les diferents responsabilitats i col·laboracions externes.

Es tracta, doncs, de ser la persona de referència en matèria de formació, el que vol dir que tindrà un paper primordial en els primers passos de la incorporació de nou equip o voluntariat. Caldrà que tingui bones habilitats de comunicació, organització, lideratge i resolució.

Una de les primeres tasques de les persones encarregades de la formació és la detecció de les necessitats formatives de l’equip de voluntariat. Per fer això, serà necessari parar atenció en el dia a dia dels problemes que poden sorgir. És per això que és aconsellable que el o la responsable de la formació participi en les activitats diàries, col·laborant amb les persones la formació de les quals planificarà.

De la mateixa manera, la responsable de la formació haurà de recollir les necessitats de l’entitat, que pot tenir percepcions diferents de les del voluntariat, i mirar d’encaixar-ho.

Caldrà doncs fer una anàlisi exhaustiva i fer un seguiment dels conflictes, les demandes, el clima de treball, la comunicació en el si de l’equip, les mancances generals o individuals, els rols que es generen, les habilitats i debilitats de cada membre i de tot el grup, les actituds durant el treball i en els moments de lleure...

En tot moment, el paper del o la responsable de formació serà parar atenció per a la creació o modificació del Pla de Formació. Aquesta és doncs una fase d’especial rellevància, perquè serà la base de la instrucció.

La detecció de necessitats va més enllà de senzillament observar les diferents situacions. També hi ha diferents instruments i mètodes, però en tot cas la manera més eficaç serà sempre parlar directament amb el voluntariat. Caldrà fer-ho en un espai adequat i reservant tant de temps com faci falta. D’aquí que sigui també interessant partir de l’observació, perquè pot ser aquesta sessió molt més eficient.

En aquest sentit, la persona responsable de la formació haurà de saber escoltar, i caldrà que s’asseguri que entén veritablement el que li estan explicant per a donar una resposta adequada. També seria interessant compartir amb l’equip de persones voluntàries el Pla de Formació resultant, per si tenen alguna esmena que pot fer-lo més complet.

Un cop recollides i escoltades totes les necessitats i propostes, el Pla haurà de reflectir que s’han tingut en compte tots els agents implicats. Això no vol dir, però, donar la raó a tothom, sinó demostrar que s’han posat en joc totes les necessitats detectades i se n’han determinat les prioritats. És a dir, implica escoltar a totes les persones i consensuar les problemàtiques. Contràriament, la formació no tindrà èxit.

Així, es tractarà de donar resposta formativa a tots els grups de voluntaris i voluntàries, facin la tasca que facin, i sempre en funció dels diferents nivells on es trobin, ja siguin part dels grups de gestió de l’entitat o de tasca directa.

Com totes les persones que desenvolupen tasques de gestió, els i les responsables de la formació en una entitat hauran de tenir la capacitat d’organitzar-se i d’organitzar als equips docents i a l’alumnat. Tenint al cap les necessitats detectades, tant aquelles més formals (els dies i horaris de la formació) com les que tenen a veure amb qüestions com el contingut, haurà de poder elaborar un Pla de Formació hi respongui adequadament.

Això significa plantejar els mecanismes d’avaluació prèviament, situant-los abans, durant i després de la formació, per tal d’anar adequant-los si és necessari. Això vol dir que caldrà organitzar reunions de seguiment, per recollir tot el que va sorgint, especialment al final de cada activitat formativa establerta en el Pla.

De manera semblant, caldrà preveure també l’establiment d’un canal de comunicació i difusió de la informació per a totes les persones implicades, de manera que ningú estigui desinformat quan assisteixi a les reunions.

Una última capacitat que és primordial en la persona responsable de la formació és el lideratge, tant cap al possible equip que pugui tenir com de manera individual, perquè s’entén com la persona de referència en la docència a l’entitat.

Aquesta figura, però, no s’ha de veure en clau jeràrquica, com la persona que té més poder, sinó aquella que coneix d’una manera més àmplia i general la finalitat i el motiu del grup de formació i el paper de totes les persones integrants.

Caldrà doncs que sigui capaç de fomentar el treball en equip, amb els valors i les normes interns que juguen un paper principal. S’haurà de transmetre que les persones implicades en el disseny del Pla de Formació i formadores estan fent un projecte útil, adequat, amb una bona dinàmica de treball.

També és possible que aquestes persones provinguin de sectors diferents, i la o el responsable haurà de poder treure profit dels diferents bagatges i conjugar totes les habilitats. La tasca de la persona responsable és de relació, i ha de conèixer la realitat de la seva entitat i del voluntariat i posar-la en comú amb la de les persones formadores.

Ha de tenir l’actitud de cercar solucions amb proactivitat, demostrant la seva bona predisposició, flexibilitat i adaptació davant els problemes que puguin sorgir, i propiciant l’avenç de tot l’equip.