Les 6 fases del cicle de gestió del voluntariat a les entitats

Abans d'iniciar el cicle de voluntariat com a tal cal fer algunes gestions previes, versades en contextualitzar el voluntariat de manera transversal i establir la manera de gestionar-lo. Les accions que cal desenvolupar en aquest sentit es concreten en tres grans línies:

• Estructura organitzativa
• Planificació
• Sistematització dels processos

A banda de tot això, cal tenir en compte que la importància del voluntariat en les organitzacions fa necessària la presència d’una figura encarregada, tant pel que fa a la gestió com a la coordinació. L’existència o no d’una persona referent en l’àmbit del voluntariat constitueix la primera peça per al futur desenvolupament del projecte. El pas següent consisteix a desenvolupar un pla de voluntariat, on es defineix una orientació evident per al conjunt de l’organització i que permet assegurar-se que l’equip comparteix les mateixes línies generals d’actuació.

Al final d’aquesta primera fase s’estructuren els mecanismes que serviran de guia per a la gestió i la coordinació de les persones voluntàries. La sistematització dels processos en l’àmbit del voluntariat no s’ha d’interpretar com una major instrumentalització d’aquest col·lectiu per als objectius de l’organització, sinó com una manera de facilitar la coordinació del voluntariat amb la resta d’agents que formen part de l’entitat. A més, pot agilitar processos, fet que permet incrementar el temps destinat a les relacions personals.

La primera fase del cicle de voluntariat posa la pedra angular de la resta del procés. Engloba tots aquells elements que l’organització ha de considerar en els passos previs a la incorporació de les persones voluntàries. Un element important que cal tenir en compte en la fase de definició és la concordança entre la missió i els valors de l’organització i els de la persona voluntària. El treball se centra, concretament, en els elements següents:

• Definició de perfils
• Definició i difusió de l'oferta
• Entrevista de candidatures i selecció

Les descripcions dels perfils s’han d’haver fet, en part, en el moment d’elaborar el pla de voluntariat, però s’aniran concretant tant en el moment de la definició dels mateixos com en els posteriors passos de captació i selecció. Algunes qüestions que caldrà contemplar als perfils són: edat, idiomes que parla, valors i actituds que ha de demostrar, motivacions que duen a la persona a fer voluntariat i disponibilitat. 

La política de captació que es defineix a l’entitat ha de permetre detectar on es poden trobar els perfils definits, i determinar els canals necessaris per arribar-hi. Una forma pràcticament garantida de trobar voluntariat és publciar l'oferta a les diferents borses de voluntariat disponibles. Algunes plataformes són: Crides al Voluntariat de Torre Jussana, Borsa de Voluntariat de Barcelona Inclusiva, Voluntariat en un clic i Connecta't al voluntariat de la Generalitat de Catalunya. També caldrà publicar l'oferta a les xarxes socials de l'entitat i a la seva web, com a mínim. 

És important que la crida no transmeti pura necessitat i interés. Contràriament, el voluntariat partirà d'un fonament instrumental, i això minvarà la seva capacitat transformadora. Una forma d'evitar això és incoporar testimonis a les publicacions i sessions de captació.

Finalment, els processos de selecció que es faran mitjançant entrevistes han de garantir que l’organització incorpora les persones adequades per cobrir els perfils descrits. Durant l'entrevista caldrà recollir dades personals, esbrinar quines són les expectatives de la potencial col·laboració, conèixer si té experiències de voluntariat previes, comprendre el grau de compromís, i, a l'hora, oferir-li informació sobre l'oferta i la missió i els valors de l'entitat. Serà recomanable lliurar un dossier que inclogui una informació clara sobre l'activitat. 

S’hi inclouen tots els processos que es duen a terme a partir del moment en què l’organització accepta la persona després de la selecció i quan la persona decideix definitivament incorporar-se al projecte. L’entitat disposa d’una nova col·laboració i ha d’engegar diversos processos propis d’aquesta fase que són:

• Formalització del compromís voluntari
• Comunicació de drets i deures
• Tasques, recursos i horari 

En aquest punt és important establir d’alguna manera el compromís de l’entitat i la persona voluntària. Caldrà fer-ho per escrit, clarificant en un document les expectatives de les dues parts, perquè la legislació exigeix l’acord escrit en qualsevol organització. Tota entitat ha de disposar d’aquest document, que explicita la relació i constitueix la base de la col·laboració. L’acord ha d’incloure els drets i les obligacions d’ambdues parts, com a mínim els que estableix la Llei del voluntariat i una assegurança, però també la flexibilitat perquè les dues parts se sentin còmodes.

La carta de compromís és l’expressió escrita de la relació desinteressada del voluntariat i, com a tal, és aconsellable que estigui redactada en un llenguatge adequat a l’estil de l’entitat i de la relació que s’estableix a partir d’aquest moment. Cal evitar terminologia tècnica o confusa que pugui distanciar el document de la realitat comuna a les dues parts. El moment de la signatura del compromís s’ha d’enfocar com un pas més del procés d’acollida, per evitar que es converteixi en un tràmit administratiu que li resti valor.

També serà en aquesta fase que caldrà establir i consensuar amb la persona voluntaria les seves tasques i horaris. Tot i que s'estableixi una certa flexibilitat, això és important per a la coordinació de tot l'equip. 

Un cop formalitzada l'entrada de la persona voluntaria a l'entitat, és el moment d'iniciar la seva tasca. Hi ha alguns processos que defineixen aquesta fase: 

• Pòlissa d'assegurances i acreditació
• Presentació a l'equip
• Inici de l'acció voluntària

Abans de començar a l'acció voluntària, caldrà que la persona que s'acaba d'incorporar estigui coberta amb la pòlissa d'assegurança de Responsabilitat Civil i Accidents. Un cop confirmat això, és el moment en què el nou voluntariat pot rebre, de ser el cas, l'objecte, dispositiu o vestuari que l'acredirarà com a tal. Pot ser un moment amb una certa cerimònia per a aprofitar i presentar les noves incorporacions a la resta de l'equip i a l'estructura. 

Un cop fet això, ja es pot donar pas a l'acció voluntària, sempre, evidentment, amb acompanyament i suport. 

És l’etapa de més durada en la relació de les persones voluntàries amb l’entitat. És la fase que reflecteix la vida del voluntariat a l’entitat i, per tant, també l’etapa en què hi ha més àrees d’acció en referència a la gestió del voluntariat. Els eixos al voltant dels quals pivoten les accions d'aquesta fase són: 

• Objectius formatius
• Competències del voluntariat
• Planificació i tipologia de les formacions
• Avaluació

La perspectiva integral de la trajectòria del voluntariat dins de l’organització es potencia durant aquesta etapa. Sovint, es considera que ja s’han dedicat esforços a la coordinació del voluntariat en les fases prèvies de preparació, definició i incorporació, i llavors, una vegada que la persona ja col·labora, les energies s’orienten cap a la seva tasca o responsabilitat. La fase de formació és necessària per a que l'acció doni una millor resposta a la realitat social que atén l'entitat. És per això que caldrà organitzar-la bé, elaborant un pla de formació del voluntariat. 

En aquest pla caldrà definir els objectius de la formació, que s'hauran de conjugar amb la missió de l'entitat, així com identificar les necessitats formatives del nou equip. També caldrà treballar la planificació segons les competències del voluntariat que es desenvoluparan durant la tasca (competències cognitives, competències emocionals i metacompetències). El pla també haurà d'especificar els itineraris i els esdeveniments formatius, així com els materials i recursos que es faran servir. 

És important valorar l'efectivitat de les formacions. Per això, caldrà avaluar el pla de formació de forma més o menys constant, tot tenir en compte questions quantitatives (nombre de participants i d'accions, hores dedicades...) i qualitatives (satisfacció de les persones participants, aprenentatges adquirits, adequació dels continguts a les necessitats...).

Durant aquesta fase, convé que la persona responsable mantingui el contacte amb el/la voluntari/ària i que s’estableixin reunions amb responsables del projecte per fer-ne un seguiment.

És una de les fases de més importància per fomentar la implicació del voluntariat. En tota tasca voluntària és primordial fer un acompanyament a tot l'equip per a garantir un treball amable i coordinat. Això es pot fer al voltant de tres eixos: 

• Suport personalitzat i calendaritzat
• Recollir les necessitats del voluntariat
• Obrir espais d'intercanvi

El seguiment de les persones voluntàries ha de ser constant, des de l'acollida fins la desvinculació. Es tracta de fomentar el sentiment de pertinença, fer que les persones se sentin escoltades tot fomentant una comunicació fluïda i garantint la participació. L'intercanvi constant entre el voluntariat i l'entitat és necessari no només per a mantenir l'equip implicat, sinó també perquè aquestes són les persones que estan al peu del canyó, i escoltar les seves opinions i aportacions permetrà a l'entitat millorar la seva tasca. 

A banda de l'acompanyament, mantenir un voluntariat implicat també demana d'accions de reconeixement per part de l'entitat. És cert que la característica que defineix tot el voluntariat és que la seva aportació és gratuïta i, per tant, es descarta la percepció d’aportacions econòmiques o en espècie per fer la seva tasca. No obstant això, l’agraïment i el reconeixement es troben entre les obligacions de l’entitat i es poden plasmar de múltiples maneres, amb l’existència de canals de participació del voluntariat.

El reconeixement ha d’anar molt més enllà de qüestions concretes i valorar la globalitat de l’aportació. Es poden diferenciar les accions de reconeixement segons la seva visibilitat. Entre les més visibles s’inclourien les cartes d’agraïment, per exemple. Els mecanismes menys visibles es fan en el dia a dia i són més intangibles. També es pot distingir segons el seu grau de formalitat, el formal es caracteritza per disposar d’accions, en més o menys grau, establertes i planificades dins del funcionament de l’organització. El reconeixement informal comprèn aquelles accions diàries en què s’agraeix de manera directa l’aportació de la persona.

La desvinculació implica la desaparició de les obligacions mútues que s’estableixen formalment al principi per mitjà de la carta de compromís del voluntariat. Les organitzacions han de ser conscients que aquest moment forma part de la trajectòria de la persona com a voluntari o voluntària i és necessari viure la desvinculació com una etapa més en el cicle del voluntariat. I és que tant la persona que es desvincula com la mateixa entitat necessiten gestionar la sortida, pel que les organitzacions haurien de disposar de sistemes de gestió de la desvinculació. Així, com amb la resta de moments del cicle, hi ha algunes accions que estructuren aquesta fase: 

• Entrevista de comiat
• Certificat de participació
• Carta d'agraïment

Sigui quina sigui la raó que ha dut a la persona ha abandonar la tasca de voluntariat, el primer pas del comiat és fer una entrevista de sortida. Serà útil per a conèixer els punts forts i febles de la col·laboració i la gestió que l'entitat fa del voluntariat, però també per a deixar la porta oberta a futures participacions. Es tracta, per tant, de fer una valoració conjunta de l'experiència i plantejar una reflexió, ja sigui al voltant de la gestió d’aquesta persona, sobre les seves funcions i la forma de desenvolupament a l’entitat. 

També serà interessant expedir un certificat de participació per a la persona que es desvincula. Sol ser un gest que fa il·lusió, que en molts casos pot permetre a la persona acreditar la seva tasca voluntaria, cosa que és útil en el món laboral, sigui d'una entitat petita o gran. Alhora, també és recomanable enviar cartes d'agraïment personalitzades per a fer un tancament més material de la relació, on també es pot fer referència a futures col·laboracions.