Passos de les campanyes de captació de fons

Les sis tasques que conformen la preparació i realització d’una campanya de captació de fons.

Les entitats necessiten recursos per a dur a terme la seva tasca, això és una obvietat. Hi ha diverses maneres, des de presentar-se a subvencions públiques o privades fins a fer-ho pels mitjans propis, a través de la captació de fons. Això segon s’ha de fer de manera planificada, coordinant tots els agents implicats, que no són pocs (equip d’execució i estructura, voluntariat, comunicació...). Caldrà, per tant, realitzar campanyes de captació de fons i gestionar-les en plans, que poden ser més o menys extensos en el temps, depenent de les necessitats de l’entitat i l’acció o projecte que vol dur a terme.

Aquests plans de captació serveixen per a aconseguir finançament en metàl·lic però també altres recursos, com per exemple materials, personal o espai. En tots aquests casos, però, la captació és un procés limitat en el temps, per a tasques o programes més aviat concrets.

La guia ‘Com realitzar campanyes de captació de fons?’, de Torre Jussana, especifica les passes que cal seguir per a fer aquestes accions, i a continuació es recullen les seves claus.

Índex

Passos previs

Abans de començar ni tan sols a idear un pla de captació de fons caldrà fer algunes gestions i anàlisis prèvies. El primer és assegurar-se que, en general, l’entitat disposa d’un matalàs o entrada més aviat constant de finançament per al funcionament del dia a dia. Sense estabilitat en l’activitat diària no es podrà ni tan sols pensar en encetar nous projectes que necessitin finançament extra, que és l’objectiu primari de la captació de fons.

D’altra banda, també és important comptar amb una bona base social i una organització coordinada i ben estructurada en el si de l’entitat. Això, és clar, és un treball de llarga durada i constant. Per tant, si no es tracta d’una entitat mínimament establerta (però sense importar en gran manera la seva dimensió), serà difícil o pràcticament impossible que la campanya de captació de fons sigui exitosa.

Un altre pas previ té a veure amb la definició de l’objectiu de la campanya. Per això, caldrà fer una anàlisi del context en què l’entitat actua, per a detectar aquelles mancances o necessitats que caldrà cobrir amb el projecte a finançar. Alhora, serà necessari que les organitzacions, institucions i persones susceptibles a finançar el projecte se sentin interpel·lades per ell.

I no només es tractarà, però, de convèncer els possibles donants, sinó també generar un efecte crida, de manera que la campanya pugui funcionar per a fidelitzar i ampliar la base social. Aquest serà el resultat d’aplicar una visió transversal en els entorns de l’entitat, que no només tingui en compte la pluralitat de la societat, sinó també els reptes futurs que es presenten a nivell global, com la perspectiva de gènere, la sostenibilitat o les noves tecnologies.

Definició de les necessitats

La primera fase de tota campanya de captació de fons és la definició de la necessitat que caldrà cobrir amb els fons que s’obtinguin. Aquesta ha d’anar acompanyada d’arguments que ajudin les possibles persones donants a identificar-se amb el projecte. I el més important és que la necessitat coberta suposi una millora mesurable en l’acció de l’entitat o en el seu entorn.

La necessitat es pot definir segons tres eixos. Primer, si es tracta d’una mancança o problemàtica interna (falta de material, reforma de l’espai, millora de certes prestacions...) o externa (inserció laboral al barri, rehabilitació d’entorns naturals, sensibilització d’alguna temàtica...). En segon lloc, les necessitats a cobrir poden ser concretes, és a dir, que fan referència a un àmbit fàcilment definible (un barri, un segment de la població...); o generals, això és, adreçades a situacions globals (augment de l’oferta cultural, millora dels serveis educatius...).

Finalment, pot ser que es vulgui cobrir una necessitat que ha sorgit en un moment puntual, amb dates d’inici i final (celebració d’un aniversari o d’un esdeveniment...); o de llarga durada, és a dir, que són de caràcter permanent (publicació mensual de revistes, neteja periòdica de platges i boscos, accions formatives...).

Planificació

Per a planificar una campanya de captació de fons cal tenir en compte cinc elements. El més aconsellable és generar un document on quedin ben plasmades aquestes qüestions, i on es planifiqui de manera ben estructurada cada fase. Aquests elements o apartats són:

Objectius i indicadors: han de ser mesurables per a facilitar l’anàlisi de la campanya
Públic diana: caldrà segmentar el públic potencial
Vies de captació: quines eines es faran servir per a la captació
Comunicació: cal decidir el missatge, els canals per on es difondrà, el llenguatge...
Recursos: personals i materials
Calendari: en quins moments i amb quina periodicitat es duran a terme les accions

Al recurs ‘Aspectes a definir en un pla de captació de fons’ es detalla el contingut que cal que aporti cadascuna d’aquestes seccions.

Accions

Quan ja s’ha organitzat i planificat amb detall tota la campanya, arriba el moment de posar-la en marxa. Aquí és important ser coherent amb el que s’hagi pactat i estructurat prèviament, i és que allò planificat és la base de tot el procés i cal seguir-ho al peu de la lletra.

Al cap i a la fi és un exercici de fe en l’equip i en la feina feta. Sempre sortiran obstacles, dificultats i imprevistos, i aquí és important tenir una figura o figures que, des d’un lideratge empàtic, desencalli les situacions complicades amb mà ferma, i que funcioni com a pilar principal de tota la campanya, coordinant les diferents accions.

Avaluació

Un cop finalitzada la campanya caldrà, encara, fer tres passos posteriors. Primer, s’haurà de fer una anàlisi exhaustiva dels resultats obtinguts. Això es podrà fer a partir dels indicadors definits en el pla de captació, i hauran de recollir aspectes clau com: volum de recursos obtinguts (materials, intangibles o en efectiu), repercussió de la campanya (a la base social, a la societat i en les persones implicades) i impacte mediàtic (interacció a les xarxes, continguts a la premsa...).

Seguidament, i atenent a les obligacions de transparència, caldrà comunicar els resultats analitzats. Això vol dir anunciar clarament els recursos obtinguts però també el destí d’aquestes aportacions. Aquestes accions, a més, ajudaran a augmentar la credibilitat de l’entitat i inclús a augmentar les donacions per a futures campanyes.

En tercer lloc, serà recomanable aprofitar la campanya per a establir vincles amb els agents que han fet aportacions. D’aquesta manera, s’aconseguirà no només fidelitzar futures donacions, sinó també enfortir la base social de l’entitat i aprofundir i enfortir la presència dels seus missatges i valors a la societat.