L'abecé de les obligacions legals de les entitats

Les obligacions legals són un maldecap per a moltes entitats sense afany de lucre, sobretot quan es tracta d’organitzacions amb pocs recursos i personal, i manca de coneixement jurídic. Per aquesta raó, en el webinar ‘Obligacions legals de les entitats sense ànim de lucre’ Diana Pérez, tècnica del Servei jurídic de Suport Tercer Sector de Fundesplai fa un recorregut per les principals normatives que afecten el sector.

Una de les qüestions més rellevants un cop es decideix constituir formalment una entitat és el registre. Cal tenir present que segons el tipus d’organització cal fer la inscripció en un registre o un altre i, a partir d’aquí, es tenen unes obligacions determinades. Per exemple, hi ha el Registre d’Associacions del Departament de Justícia, Drets i Memòria o el Registre de Fundacions de Catalunya.

En la formació, Diana Pérez recull les principals obligacions de les juntes directives. En aquest sentit, les funcions principals són representar, administrar, dirigir i gestionar l’entitat. A l’hora de constituir la junta cal tenir present, com a norma general, que com a mínim cal que hi hagi tres persones. D’aquestes, una tindrà el càrrec de presidència i l’altra, el de secretaria. A més, als estatuts es determina la composició i la durada, entre altres aspectes, de la junta. Cal recordar que la junta també ha d’estar inscrita al registre corresponent.

Pel que fa als llibres de l’entitat, les associacions han de tenir-ne els de socis i sòcies -amb la data d’alta i el domicili de notificacions, entre altres informacions-, de comptabilitat i els d’actes -aquest amb les actes signades perquè siguin vàlides.

Cal tenir present que les entitats esportives no només han de tenir els llibres d’actes i comptabilitat, sinó que també els han de diligenciar. A més, en cas de comptar amb persones voluntàries de manera habitual, cal disposar del llibre de voluntariat on es recullen les dades principals de les persones que fan voluntariat.

Referent a la transparència, la Llei 19/2014, del 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern indica la necessitat d’haver de publicar certa informació de manera activa, és a dir a través del lloc web de l’entitat o el Portal de Transparència; i o bé, de manera passiva, és a dir, quan sigui requerida.

En aquest cas, han de fer publicitat activa les entitats que reben subvencions o ajuts per més de 100.000 € anuals o més de 5.000 € anuals i que almenys el 40% dels ingressos procedeixin de subvencions o ajuts públics. Aquesta publicitat activa inclou informació institucional, d’organització i estructura, i de rellevància econòmica, com ara els comptes anuals o les subvencions rebudes.

Les entitats no lucratives també han de tenir en compte les assegurances a contractar. L’obligatorietat pot venir determinada per la normativa o per algun ens -com l’ajuntament- i, en tot cas, és una eina de previsió que ajuda a desenvolupar les finalitats de l’entitat.

En aquest aspecte, en la formació s’explica que l’assegurança de responsabilitat civil seria necessària per a aquelles entitats que tinguin activitat. Depenent de l’activitat i el funcionament de l’entitat també caldria afegir-ne altres com la de voluntariat, la d’accidents o de juntes directives.

Finalment, Diana Pérez recorda la normativa relativa a la protecció de dades que determina com les entitats han de tractar les dades de què disposen. En termes generals, el protocol contra l’assetjament sexual, el pla d’igualtat, el canal de denúncies o el certificat negatiu d’antecedents penals per delictes de naturalesa sexual són altres obligacions que les entitats poden tenir i que, per tant, han de revisar per tal d’estar al dia. Davant totes obligacions que, sovint, comporten tràmits amb les administracions és necessari disposar del certificat digital.

Xarxanet posa a disposició de les entitats els serveis d’assessorament per tal de resoldre dubtes sobre temes jurídics i d’altra tipologia de manera individualitzada i gratuïta.