Jurídic

Pel que fa a la regulació que el Codi civil fa del Protectorat, se circumscriu a una sèrie de disposicions bàsiques que es limiten a determinar-ne l’organització, l’àmbit d’actuació i les funcions bàsiques és la disposició transitòria quarta del llibre tercer del Codi civil de Catalunya definí un seguit de funcions que corresponien a aquest òrgan mentre el Parlament no aprovés una llei del Protectorat.

El Protectorat, de llarga tradició en el dret català, entès com l’òrgan que exerceix el control publico administratiu de les fundacions, té com a objectiu primordial garantir l’exercici recte del dret de fundació constitucionalment reconegut. L’actuació d’aquest òrgan se subjecta al dret administratiu, per tal com exerceix prerrogatives pròpies de l’Administració pública sobre entitats de naturalesa jurídica privada que en altres persones jurídiques d’idèntica naturalesa es considerarien exorbitants.

Aquesta llei també incorpora la necessària regulació del règim jurídic de l’òrgan de supervisió de les associacions que gaudeixen de la declaració d'utilitat pública, atesa la competència exclusiva que l’Estatut d’autonomia atorga a la Generalitat en matèria d’associacions, amb la finalitat de dotar-lo de les potestats necessàries per a l’exercici recte de les funcions que té encomanades.

La Llei defineix tant el protectorat, com l’òrgan de supervisió de les associacions declarades d’utilitat pública, com dos òrgan de naturalesa administrativa encarregats d’aplicar la Llei 21/2014.

En concret defineix el protectorat de fundacions com l’òrgan de l’administració que té encomanada la funció de vetllar pel correcte exercici del dret de fundació i d’assegurar que el funcionament de les fundacions s’ajusti ala normativa vigent en matèria de fundacions.

D’altre banda defineix l’òrgan de supervisió de les associacions declarades d’utilitat pública, com l’òrgan administratiu encarregat de vetllar pel manteniment dels requisits que en cada cas s’han de donar per aconseguir aquesta declaració d’utilitat pública.

En tots dos casos, la llei preveu que aquets dos òrgans exerceixen les seves funcions per mitja dels òrgans del departament competents en matèria de fundacions i associacions respectivament.

Cal tenir en compte que la Llei 21/2014 es tracta d’una norma que actualment està vigent. En concret la Disposició Final cinquena establia que la llei havia d’entrar en vigor als 20 dies de la seva publicació al Diari Oficial de la generalitat de Catalunya, DOGC.

Tot i això, també s’establia que el capítol segon, del títol V relatiu al règim sancionador restava pendent d’entrar en vigor, fins aquest proper 1 de gener de 2016, en que ja serà aplicable. Per tant els dos organismes podran inspeccionar i alhora interposar les sancions que considerin adients en funció de la seva gravetat, a partir d’aquest gener de 2016.

Un cop hem valorat que la forma jurídica més adient és l’associativa, hem de tenir clar que per tal de constituir una associació cal un mínim de tres persones físiques o jurídiques que posen en comú el seu treball per aconseguir una finalitat d’interès comú.

A partir d’aquí ens hem de fer les següents preguntes:

Què vull fer?

Per tal de donar resposta a aquesta pregunta hem de tenir molt clares quines seran les finalitats de la nostra associació, el seu objecte social.

Com ho vull fer?

En aquest moment, hem de plantejar-nos què és el que farem per tal d’aconseguir el compliment del nostre objecte social. És a dir, quines activitats volem dur a terme per complir les nostres finalitats.

Amb qui ho vull fer?

Cal tenir molt clar amb quines persones volem comptar per tal d’aconseguir el nostre projecte en comú. És a dir, quines persones formaran la base social de la nostra entitat, qui pot ser soci/a de la nostra associació i quin serà el procediment perquè una persona que tingui interès en el nostre projecte fundacional es pugui fer sòcia de la nostra entitat.

Per a qui ho vull fer?

És cabdal tenir clar quins seran els destinataris de les nostres activitats i per a qui treballem per aconseguir les nostres finalitats. Podem buscar un interès general, és a dir, beneficiar la societat en general o bé tenir interès concret o més individual que beneficiï un col·lectiu concret de persones. Aquestes seran els nostres beneficiaris.

Amb quins mitjans compto?

En aquest darrer moment, he de valorar amb quins mitjans comptem per aconseguir les nostres finalitats o objecte social.

Els mitjans els dividim en personals (socis, voluntaris, equip directiu, treballadors, etc.) i materials (béns mobles, immobles, recursos econòmics derivats d’activitats pròpies, recursos econòmics provinents d’ajuts públics o privats, etc.).

Els estatuts de tota associació són l’eina bàsica de cada entitat: diuen quin tipus d’entitat és, quines són les coses que ens fan diferents d’altres associacions, quines persones en podran ser membres i organitzen el funcionament intern dels principals òrgans de l’associació, l’Assembla General i la Junta Directiva.

És per això que tot i que existeix un model genèric d’estatuts que podem consultar a la web de la Direcció General de Drets i Entitats, del Departament de Justícia de la Generalitat de Catalunya, el més aconsellable és que coneguem i treballem molt bé els estatuts de la nostra associació, ja que ens donaran les eines per gestionar el dia a dia de la nostre entitat.

Dit això, i tenint clar que els estatuts són una eina dinàmica de la nostra entitat, és a dir que es poden modificar sempre que sigui necessari, bé per preveure noves actuacions, bé per a millorar les ja existents i adaptar-les a la nostra realitat social i a la nostra base social.

Caldrà que els estatuts respectin un contingut mínim regulat en la pròpia Llei 4/2008, de 24 d’abril.

L’article 321-4 estableix que els estatuts han d’incloure com a mínim les dades següents:

• Denominació.
• Domicili.
• Durada de l’entitat si no es constitueix per temps indefinit.
• Les finalitats i les activitats, així com l’àmbit d’actuació.
• Els tipus d’associats i els requisits que s’han de complir per a adquirir la condició de soci, les causes de pèrdua d’aquesta condició i els procediments d’admissió i baixa, incloent-hi la baixa disciplinària.
• Drets i deures dels associats i el règim disciplinari.
• En el cas de les associacions en què col·laboren persones en règim de voluntariat, els seus mecanismes de participació.
• Les regles sobre la convocatòria i la constitució de l’assemblea general ordinària i l’extraordinària. Com a mínim hi haurà una convocatòria d’assemblea general, que s’haurà de celebrar en el sis mesos següents al tancament de l’exercici econòmic. La seva convocatòria haurà de contenir com a mínim dia, hora, lloc i ordre del dia. La convocatòria ha de poder arribar a tots i cadascun dels socis i es farà de la manera que s’hagi previst en estatuts. També es podrà fer ús dels mitjans telemàtics.

Una entitat té una finalitat i per assolir-la realitza diferents activitats, i per aconseguir complir amb la missió de l’entitat, tot i ser sense afany de lucre, pot tenir activitat econòmica.

Arribat aquest punt, és possible que per dur a terme aquestes activitat l’entitat necessiti recursos personals més enllà del voluntariat i, per tant, contracti personal que conformi l’estructura tècnica de l’organització.

Aquestes persones, quan passen a formar part del personal remunerat de l’entitat, estableixen una relació laboral amb la mateixa i, com totes les persones assalariades, es troben sota l’empara de l’estatut dels treballadors i dels convenis existents per a cada sector.

L’entitat ha de complir amb les seves obligacions respecte a les persones treballadores de la mateixa i per això ha de complir el que disposa la legislació laboral, és a dir, ha de contractar al seu personal, donar-lo d’alta de la seguretat social, confeccionar i pagar les seves nòmines, reconèixer els seus drets i deures, i complir amb la normativa de prevenció de riscos laborals.

També es poden establir altres tipus de relacions com per exemple contractar el servei d’una persona professional autònoma o establir una tasca concreta amb una col·laborador puntual. En aquests casos, no hi ha una relació laboral permanent sinó que es remunera per un servei determinat i l’entitat està obligada a fer les retencions i observar els impostos corresponents d’acord a la normativa vigent.

Una altra normativa a tenir en compte part de les entitats és la Llei 15/1999 de 13 de desembre, de Protecció de dades de caràcter personal (LOPD).

Aquesta llei té per objectiu garantir i protegir el dret de tota persona física a exercir un control efectiu sobre les seves dades personals, i obliga a totes les persones jurídiques.

Per tant, totes les entitats que disposen de dades personals de persones físiques (treballadors, voluntariat, socis i sòcies, etc.), estan sotmeses a la LOPD i tenen que vetllar pel seu compliment.

Algunes de les qüestions fonamentals que han d’observar les entitats respecte a la Llei de Protecció de dades són les següents: identificar els seus fitxers i donar-los d’alta a l’Agència espanyola de Protecció de dades, donar compliment de totes les mesures establertes a la LOPD tant pel que fa a la recollida i conservació de dades tant a nivell de documentació física com en suport informàtic, i disposar d’un document de seguretat de l’entitat on es reculli el protocol intern de la mateixa respecte a les mesures que s’apliquen per garantir la protecció de les dades personals.

A banda de les normatives esmentades, existeixen unes legislacions pròpies de cada àmbit d’actuació, les quals, s’han de tenir en compte en funció de l’àmbit d’actuació i característiques pròpies de cada entitat.

A continuació posarem alguns exemples:

• Les entitats esportives han de complir amb la Llei 1/2000, de l’esport i el decret 58/2010 i 55/2012, respectivament.
• Les entitats del lleure han de donar compliment al Decret del Lleure 137/2003.
• Les entitats culturals han de tenir en compte la Reglament d’espectacles públics i activitats recreatives.
• Les fundacions i associacions d’utilitat pública han d’observar el que disposa la Llei del Protectorat de les fundacions i de verificació de l’activitat de les associacions declarades d’utilitat pública

L’incompliment de les disposicions legals previstes a la LOPD es classifiquen en tres tipus d’infraccions, les quals comporten sancions de diferent quantia.

A continuació detallem les infraccions i les sancions que hi estan associades:

• Infracció lleu:
  • No sol·licitar la inscripció del fitxer.
  • Incompliment del deure d’informació a l’interessat.
  • Transmissió de dades sense complir el que disposa la llei.
  • Aquests supòsits comporten una sanció de 900 a 40.000€.
    
• Infracció greu:
  • Tractar dades sense consentiment.
  • Impediment per exercir els drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició (Drets Arco).
  • Mantenir fitxers sense les condicions de seguretat apropiades.

Aquests supòsits comporten una sanció de 40.000 a 300.000€.

• Infracció molt greu:
  • Recollida de dades de manera fraudulenta.
  • No cessar en el tractament il·lícit de dades previ requeriment del director de l’Agència de Protecció de Dades.
  • Transferència de dades de caràcter personal a països que no proporcionin un nivell equiparable de protecció.

Aquests supòsits comporten una sanció de 300.000 a 600.000€.

La llista Robinson és un fitxer d’exclusió, en el qual, les persones expressen el seu desig de no rebre publicitat del tipus que determinin per qualsevol mitjà: correu ordinari, correu electrònic, sms, telèfon, fax o qualsevol altre.

Totes les entitats i d’altres persones jurídiques estan obligades a respectar el desig de no rebre informació de totes les persones físiques que estiguin incloses a la Llista Robinson. Per tant, abans d’enviar una informació, la persona responsable del fitxer ha de comprovar que els destinataris no estan inclosos en cap Llista Robinson.

En el termini de tres mesos des de que la persona s’ha donat d’alta una Llista Robinson, aquesta ha de deixar de rebre la informació de la que vol estar exclosa. En cas de seguir rebent la informació, pot denunciar-ho a l’Agència de Protecció de dades, la qual obre un expedient informador i, si és necessari, també sancionador, el qual comporta multa de fins a 60.000€.

A l’Estat, qui gestiona la Llista Robinson és l’Associació Espanyola de la Economia Digital.

(Consulta la resta de requisits al recurs anterior)

La Llei de protecció de dades és una regulació que s’aplica a qualsevol empresa, autònom, associació, fundació, Administració Pública o altres persones jurídiques que tractin dades de persones físiques.

Les persones jurídiques queden fora de l’àmbit de de la protecció de dades.

Per tant, si a la nostra entitat disposem de dades personals de persones físiques (treballadors, voluntariat, socis i sòcies, etc.), estem sotmesos a la LOPD i tenim que vetllar pel seu compliment.

En funció de la sensibilitat de les dades, la normativa distingeix tres nivells de protecció i aquesta classificació implica que hauran de disposar de mesures de seguretat diferent.

Els nivells són els següents:

• Nivell alt: ideologia, afiliació sindical, religió, creences, raça, salut, test psicotècnics, vida sexual, dades sobre violència de gènere, etc.
• Nivell mig: comissió d’infraccions administratives o penals, dades relacionades amb la Hisenda Pública, serveis financers, avaluació de la personalitat, etc.
• Nivell bàsic: La resta de dades que no fan referència a les categories anteriors, per exemple: nom i cognoms, adreça, dades bancàries, salari, etc.

La normativa recull un conjunt de principis fonamentals d’obligat compliment per poder dur a terme la protecció de les dades de l’entitat, els quals, són els següents:

• Qualitat de les dades: La qualitat de les dades es refereix a que aquestes han de ser adequades, pertinents i no excessives tenint en compte la finalitat per la qual es demanen. No es poden demanar dades que no siguin pertinents i proporcionals amb l’objectiu pel qual es sol·liciten.
  
  Aquest principi també està relacionat amb el fet que les dades que recollim a l’entitat s’han de cancel·lar una vegada ja no són necessàries o ja s’ha complert la finalitat per la que es van demanar.
  
• Dret d’informació en la recollida de les dades: Sempre s’ha de realitzar l’avís legal a fi d’informar a la persona física que es procedeix a la recollida de dades, quina és la seva finalitat a la qual es destinen, quins són els drets que els assisteixen al respecte, i la identitat i adreça del responsable dels fitxers.
  
• Consentiment de l’afectat per al tractament de les dades: S’ha de disposar del consentiment previ i inequívoc de la persona física per tractar les seves dades. Quan parlem de dades especialment protegides, és necessari el consentiment exprés i per escrit.
  
• Deure de Secret: Fa referència al secret professional. És la obligació de secret que tenen les persones que tracten dades. Aquest deure s’estén també cap al futur, ja que la obligació persisteix encara que ja no es tractin aquestes dades.
  
• Consentiment per a la comunicació de dades a tercers: Per poder fer una cessió de dades cal lliurar la informació corresponent a la persona interessada i aconseguir el seu consentiment previ per fer-ho. La persona interessada també ha de ser informada del cessionari, de la naturalesa de les dades cedides i de la finalitat de la cessió.
  
• Seguretat de les dades: Existeix la obligatorietat de disposar d’un document de seguretat. S’ha de complir amb totes les mesures que imposa la llei per vetllar per la seguretat i protecció de les dades en el seu tractament.

A continuació, en un segon recurs, tractarem altres qüestions d’interès respecte al tractament de dades, concretament, les obligacions que té l’entitat respecte a les dades, els drets que assisteixen als interessats, les infraccions i les sancions que comporta l’incompliment de les disposicions legals.

(Consulta la resta de requisits al següent recurs)

Per poder dur a terme un procés de reflexió estratègica, s’ha de tenir en compte que hi ha tres fases principals, les quals són les següents: Fase preliminar, fase d’anàlisi, fase de desenvolupament i fase de síntesi.

Cadascuna d’aquestes fases, disposa de diferents actuacions, de les quals, destaquem les següents:

• Formar un equip encarregat de liderar el procés.
• Escollir els participants del procés de reflexió estratègica. Tenint en compte que s’hauria d’intentar ampliar la participació a tots els col·lectius que integren l’entitat.
• Identificar les àrees en les que es centrarà la planificació estratègica.
• Establir un calendari de treball.
• Realitzar un DAFO de l’entitat, en el qual es determini les debilitats, les amenaces, les fortaleses i les oportunitats de l’entitat.
• Definir les línies estratègiques a seguir i validació de les mateixes.
• Definir els objectius estratègics a assolir per l’entitat.
• Definir el pla d’accions que s’han de dur a terme per aconseguir els objectius.
• Donar a conèixer el pla estratègic a totes les persones de l’entitat.
• Aprovar el pla estratègic elaborat pel període determinat.
• Implantar el pla estratègic dins l’entitat.
• Establir un procediment de revisió del mateix.

Hi ha qüestions que es recullen dins del pla estratègic que, difícilment, canviïn d’un any per l’altre, com pot ser: la missió, la visió o els valors.

De tota manera, no s’ha de veure el pla com un instrument inamovible sinó que s’ha de fer una revisió constant dels objectius i accions a dur a terme a fi de poder adequar-lo a la realitat de l’entitat en cada moment.

Per poder fer aquesta revisió, es convenient establir un equip de treball que la dugui a terme.

El Pla estratègic de l’entitat és la planificació de l’activitat de l’associació en un període de temps determinat. Habitualment es fa per períodes entre 3 i 5 anys, i la determinació d’aquest depèn molt de l’àmbit d’actuació en el que es trobi l’entitat així com de la seva maduresa interna.

La planificació estratègica ens ajuda a tenir una visió global de la situació de l’entitat en un moment concret i així poder afrontar els nous reptes i accions a emprendre en els propers anys, i per poder consolidar les línies d’actuació a seguir.

Per a poder dur a terme un Pla estratègic per a l’entitat, cal fer un procés de reflexió interna, i això obliga a plantejar-se qüestions de d’importància cabdal per a l’entitat, com són les següents:

• Qui som?
• Quins són els nostres objectius de futur?
• A on ens agradaria arribar?
• Què hem de fer per aconseguir-ho?
• Com ho hem de fer per assolir les nostres fites?

Aquest procés de reflexió estratègica, hauria de ser el més participatiu possible, a fi d’obtenir un gran consens per part de totes les persones implicades a l’entitat.

El Pla estratègic és el document que recull el fruït de la reflexió estratègica, el qual es composa dels següents elements:

• Línies estratègiques: Són les línies d’actuació que seguirà l’entitat per assolir els seus objectius en un termini establert.
• Objectius estratègics: Aquests són els objectius concrets a assolir d’acord amb cada línia estratègica.
• Accions: Es tracta de les accions a emprendre per poder complir amb els objectius marcats.

A continuació, en un segon recurs, tractarem les qüestions concretes a tenir en compte per a l'elaboració del Pla estratègic de l'entitat.

La Plataforma d'ONG d'acció social defineix la qualitat de la següent manera:

• Una filosofia per la qual totes les persones de l'organització aprenen, practiquen, participen i fomenten la millora contínua.
• Una estratègia de les entitats per mantenir i assegurar la seva viabilitat.
• Una pràctica, una manera de fer que aporta valor afegit als resultats de l'organització.
• Un sistema de gestió resultat d'adoptar la perspectiva de tots els clients de l'entitat.

Per tant, la implantació de sistemes de qualitat ens ha de servir perquè cada vegada més les entitats del Tercer Sector:

• Orientin la seva activitat a la satisfacció dels destinataris finals de la seva missió, oferint productes i serveis de qualitat.
• Incrementin la seva capacitat d'aprenentatge organitzatiu desenvolupant processos cada vegada més eficients.
• Aconsegueixin més legitimació social - interna i externa- des d'una gestió ètica i transparent.
• Augmentin l'eficiència en l'ús dels recursos.
• Innovin i millorin permanentment.

Les normes i models de gestió de la qualitat amb major reconeixement extern actualment són la norma ISO 9001 i el model EFQM i son les normes que han adoptat un nombre important d’entitats del sector.

Aquestes normes ofereixen a les entitats del tercer sector referències vàlides encara que presenten una clara orientació al món empresarial i encara no han incorporat la cultura, els valors i l'experiència pròpia del tercer sector.

Com a resposta a aquesta situació, han començat a sorgir normes com la ONG amb Qualitat - impulsada per el Instituto para la calidad de las ONG -, que intenten incorporar a la pràctica de les entitats no lucratives les aportacions de les normes i models de gestió de la qualitat adaptant i enriquint amb l'experiència de gestió de les organitzacions del sector.

També existeixen sistemes que provenen del marc de la gestió ètica (normes, codis ètics i altres referències significatives) que tenen força rellevància al nostre sector. Si bé implementar una norma o un codi ètic no és implantar un sistema de gestió de la qualitat, aquestes referències poden ajudar a reforçar els valors a la gestió les entitats del tercer sector.

Entre els diferents models, l’ISO 9001 presenta dos avantatges: és relativament fàcil d’implantar i és certificable. Els elements principals d’un sistema de gestió amb qualitat basat en aquesta norma són:

• Està fortament orientat a l’usuari i al client, tant pel que fa referència a la detecció de les seves necessitats i requisits, com per assegurar la seva satisfacció.
• S’exigeix un compromís de la direcció en la implantació del sistema y estableix que la seva adopció ha de ser una decisió estratègica de la organització.
• Promou l’adopció d’un enfocament basat en la gestió de processos.
• Exigeix la participació i implicació del personal voluntari contractat.
• El model requereix que s’estableixin indicadors així com un procés de millora continua del sistema de gestió amb qualitat basat en mesures objectives dels indicadors.

Tradicionalment, la comunicació interna s’ha vinculat al departament de Recursos Humans o de comunicació, tot i que, a vegades, també depèn de les àrees de socis i sòcies, de voluntariat o de participació.

En tot cas, sempre s’hauria de tenir en compte que, per comunicar bé, existeix la necessitat de tenir una visió global i integral de l’entitat i de la seva comunicació.

Per aquest motiu, els primers que haurien de realitzar una bona comunicació són les persones responsables, és a dir, equips de coordinació o direcció.

Dos temes primordials a determinar són: quina informació ha de rebre cada persona i per quina via s’ha de fer arribar.

Molt sovint, a les entitats hi ha persones que se senten desmotivades i, per això, no hi participen d’una manera més activa. Alguns dels motius pels quals els diferents col·lectius experimenten aquesta desafecció amb l’entitat són els següents:

• Les persones creuen que no estan rebent la informació que necessiten o els interessa.
  
• Les persones desconeixen les vies de comunicació interna de l’entitat i, per tant, no poden accedir a la informació necessària.

Per aquest motiu, s’ha de determinar qui rep la informació, què li arriba i per quin canal, ja que l’objectiu fonamental de la comunicació interna és motivar la gent que forma part de l’entitat, despertant el seu interès i generant la seva participació activa.

Finalment, un tema cabdal que l’entitat ha de valorar és que si vol millorar els sistemes de comunicació interna i fomentar la participació, s’ha d’estar en condicions per tenir-la en compte, canalitzar-la i incorporar-la a l’entitat, ja que si s’estableixen mecanismes perquè la gent participi i després no es reconeix adequadament aquesta participació ni s’incorpora correctament a l’entitat, es pot provocar un sentiment de frustració en els diferents col·lectius que col·laboren amb nosaltres.