Jurídic

La informació que l’entitat ha d’incorporar està principalment als fulls ‘Datos’ i ‘Campos’. Cal incloure totes les persones treballadores per compte aliè, sigui quina sigui la modalitat del seu contracte, i tenint en compte un període de referència d’un any natural. Aquest registre ha de contenir totes les retribucions satisfetes i percebudes durant l’any en qüestió.

El registre permetrà veure la informació de dues formes diferents a través de diferents taules: unes amb retribucions efectives i unes altres amb retribucions equiparades. Per tant, l’eina inclou dos tipus d’informació, que serà la que haurà d’emplenar l’entitat:

Els imports efectius, informació obligatòria: imports efectius corresponents a les retribucions satisfetes a cada persona i tenint en compte les diferents situacions contractuals (canvis de llocs de feina, de tipus de contracte, de jornada, de sou...). Els sous es desglossen per sexe, categories, grups professionals, nivells o qualsevol altre sistema de classificació que utilitzi l’entitat.

Els imports equiparats, informació voluntària: només es considera l’última de les situacions contractuals, en el cas que hi hagués més d’una durant l’any de referència del registre. Permet comparar els sous en situacions contractuals equiparables, amb jornada completa i durant tot l’any sense variables que hagin pogut existir com la temporalitat o les reduccions de jornada.

Cada fila de l’Excel ha de correspondre a una persona i situació contractual, per tant una mateixa persona pot aparèixer en diverses línies.

La junta directiva pot incorporar noves persones a aquest òrgan per substituir les vacants. En aquest cas, poden nomenar substituts/es i aquestes persones poden ocupar el seu càrrec fins a la següent assemblea general o fins a l’elecció de nous càrrecs, segons l’establert pels estatuts. Això significa que inicialment podran exercir les seves tasques en funcions, tot i no haver estat aprovat per assemblea.

Pel que fa a la substitució de la presidència, si els estatuts de l’entitat no estableixen qui ha de substituir aquest càrrec temporalment, “la presidència correspon als vicepresidents d’acord amb llur ordenació, al membre de l’òrgan amb més antiguitat en el càrrec o, en darrer terme, al de més edat. En els mateixos casos, el vocal de menys edat substitueix la persona que ocupa el càrrec de secretari”, segons la llei.

Malgrat això, per incloure nous/noves membres a la junta de forma definitiva cal ratificar la seva incorporació a través de la votació de socis/sòcies en assemblea extraordinària o assemblea general, en la forma que ho estableixin els estatuts. Posteriorment, les noves incorporacions han d’acceptar el càrrec per al qual han estat escollides mitjançant la signatura de l’acta de la reunió en assemblea.

El traspàs de les competències a les persones que se sumen a l’òrgan de govern dependrà del càrrec i de la mateixa organització de l’associació. Tothom qui forma part de la junta té unes responsabilitats comunes i uns deures amb l’entitat, això suposa que tots/totes han d’estar assabentats/assabentades de la situació de l’entitat en tots els aspectes: actes de la junta i assemblees, llibre de socis/sòcies, llibre de comptabilitat i estat dels comptes...

Segons la posició de cada membre, tindrà unes responsabilitats més específiques o altres, el que es traduirà en més atenció en uns aspectes i documents determinats. Si la persona assumeix el càrrec de tresoreria, és important traspassar tota la documentació relativa a la comptabilitat de l’entitat i/ o posar-la en contacte amb la gestoria que s’encarrega dels comptes. En cas que el nou càrrec sigui en una vocalia, és oportú incidir més en el traspàs del llibre d’actes a fi i efecte de posar-se al dia de tota l’activitat de l’entitat.

En cas que les noves incorporacions a la junta siguin els càrrecs de presidència o secretaria, a més del llibre d’actes, cal traspassar amb especial atenció el llibre de socis/sòcies, el llibre de voluntaris/voluntàries i tota aquella documentació amb què treballi la junta.

Per fer un bon traspàs també és important deixar tota la documentació actualitzada i ordenada, i les actes signades. Es tracta, per tant, d’un procés que pot variar d’unes entitats a unes altres.

Qualsevol entitat haurà de tenir un servei de prevenció de riscos sempre que compti amb persones contractades en règim general de treballadors/es. Cal, doncs, remarcar que encara que la legislació utilitza els termes “empresa” i “empresari”, la prevenció de riscos és obligatòria també en entitats del tercer sector.

La sinistralitat laboral sol tenir lloc en determinades professions de risc, però les entitats sense ànim de lucre no són alienes a aquesta normativa, ja que les associacions han de certificar la gestió de la prevenció al centre de treball per accedir a cada vegada més subvencions.

També perquè la llei mencionada estableix explícitament que és necessari comptar amb una política de prevenció de riscos laborals per contractar amb l’administració pública. A més, en cas d’incompliment, les entitats també s’exposen a responsabilitats i sancions.

A l'hora d'entendre la llei hem de tenir clars determinats conceptes:

• Prevenció és el conjunt d'activitats o mesures adoptades o previstes en totes les fases d'activitat de l'empresa a fi d'evitar o disminuir els riscos derivats de la feina.
• Risc laboral és la possibilitat que un treballador/a sofreixi un determinat dany derivat del treball. Per qualificar un risc des del punt de vista de la seva gravetat, es valoraran conjuntament la probabilitat que es produeixi el dany i la severitat del mateix.
• Danys derivats de la feina són les malalties, patologies o lesions sofertes amb motiu o ocasió del treball.
• Risc laboral greu i imminent és aquell que resulti probable racionalment que es materialitzi en un futur immediat i pugui suposar un dany greu per a la salut dels treballadors/es.
• Processos, activitats, operacions, equips o productes potencialment perillosos són aquells que, en absència de mesures preventives específiques, originin riscos per a la seguretat i la salut dels i les treballadores que els desenvolupen o utilitzen.
• Equip de treball és qualsevol màquina, aparell, instrument o instal·lació utilitzada en la feina.
• Condició de treball és qualsevol característica del mateix que pugui tenir una influència significativa en la generació de riscos per a la seguretat i la salut del treballador/a. Queden específicament incloses en aquesta definició.
• Característiques generals dels locals: instal·lacions, equips, productes i altres estris existents al centre de treball.

De vegades s’incorporen nous treballadors i treballadores i gairebé ningú se n’assabenta. Aquest desconeixement és habitual sobretot en entitats grans amb múltiples departaments, però cada vegada afecta més la resta d’organitzacions, ja que el teletreball i, per tant, la falta de presencialitat, dificulta en alguns casos la comunicació i relació entre treballadors/es.

És per això que una manera d’acollir les noves incorporacions és anunciant la seva arribada a tota la plantilla. Això es pot fer a través d’un correu electrònic dirigit només a les persones que formen part de l’entitat. Cada associació o fundació pot crear un model de correu de benvinguda adaptant-lo a l’estil de l’organització, fent-lo amè, original i creatiu.

Un exemple de correu de benvinguda pot ser una breu entrevista a la nova incorporació. L’entrevista, semblant a un breu qüestionari Proust, pot incloure preguntes informals i divertides que donin a conèixer les aficions i inquietuds de la persona nouvinguda. ‘Quin és el teu personatge cèlebre preferit?’, ‘Quina és la teva pel·lícula preferida?’ o ‘A quin famós/a voldries conèixer?’ són algunes de les preguntes que es podrien incloure al formulari.

Sempre que la persona nova accepti la difusió d’aquesta entrevista, els departaments de recursos humans i de comunicació de l’entitat s’haurien de coordinar per fer l’entrevista, editar-la i enviar-la a tots els treballadors/es.

Encara que sembli obvi, un dels errors més comuns en tots els processos d’acollida és descuidar tot allò relacionat amb la informàtica. Així ho asseguren des de Gamelearn. Abans que les noves incorporacions arribin al seu lloc de feina, és fonamental que l’entitat s’anticipi i des del departament d’IT es garanteixi que els seus ordinadors estaran 100% operatius, que ja comptaran amb una extensió de telèfon, un correu corporatiu i totes les llicències de ‘software’ necessàries.

També cal preveure quines tasques faran els nous treballadors/es durant els seus primers dies. De fet, és interessant que aquestes persones sàpiguen amb una mica d’antelació quines reunions tindran durant el primer dia, quines tasques realitzaran i per quines etapes aniran passant. Això els servirà per avançar cap a la bona direcció.

Un cop es té clara l’obligatorietat d’aquest registre, el primer dubte que es planteja és el seu contingut. Aquest variarà, a més, segons el número de persones treballadores de l’entitat.

Amb caràcter general, el registre salarial ha d’incloure, de manera disgregada per sexes, i per categories i llocs de treball:

• Els valors mitjans de salaris.
• Els valors mitjans dels complements salarials (hores extres, hores complementàries...).
• Els valors mitjans dels complements extrasalarials (dietes, transport...).

La gran diferència, per qüestions de volum, és que les entitats amb més de 50 persones treballadores, a més, han de calcular la bretxa salarial total de l’entitat i, si aquesta supera el 25%, han de justificar el motiu.

El registre salarial és una mesura obligatòria vigent des del 8 de març de 2019 i no existeix cap tipus d’entitat o empresa que estigui exempta de realitzar-ho. Tot i això, va ser amb l’aprovació el passat 14 d’octubre de 2020 del seu desenvolupament reglamentari, quan es va fixar una data límit per a la seva implantació, el dia 14 d’abril de 2021, data en que entrarà en vigor el Reial Decret-llei 902/2020, de 13 d’octubre, d’igualtat retributiva entre dones i homes.

A més, aquest registre ha d’estar disponible pels i les representants dels treballadors i treballadores i la Inspecció de Treball en qualsevol moment, tot i que no s’estableix cap tipus de format oficial i simplement s’exigeix que el mateix disposi de totes les dades requerides.

Tanmateix, la normativa exigeix que el registre es modifiqui quan hi hagi canvis significatius que afectin l’estructura salarial de les entitats, per la qual cosa pot ser recomanable fer-ho, com a mínim, cada principi d’any.

El RD 902/2020 estableix que l'elaboració d'aquest registre requereix un període de consultes amb la representació laboral dels treballadors/es amb 10 dies d'antelació.

Sí que es pot rebre una sanció. Cal tenir molt en compte que el fet d'incomplir amb l’obligatorietat del registre salarial suposa una infracció greu que pot comportar com a conseqüència una sanció econòmica, que pot anar dels 625€ als 6.250€.

Per aquesta raó és tan important tenir present i estar al dia pel que fa al registre que posa sobre la taula el Reial Decret 902/2020. Les entitats sense ànim de lucre tenen a la seva disposició formacions i recursos per tal d'obtenir l'assessorament necessari que permeti la implementació d'aquesta normativa de la manera més eficaç possible.

És habitual que un sorteig es publiqui, per exemple, a través d’un post a Instagram, amb una fotografia que il·lustri el premi del sorteig i inclogui un petit text dins la foto, com ara la paraula ‘sorteig’. D’aquesta manera, la foto publicada ressaltarà per sobre de la resta i només amb un ràpid cop d’ull es podrà saber que es tracta d’un sorteig i no d’una publicació estàndard.

Pel que fa al peu de foto, cal resumir les condicions de participació i afegir un enllaç que porti a les bases legals de la promoció, publicades al blog o web de l’entitat organitzadora. Tot i que hi ha diverses formes de fer sortejos, la més habitual és la que demana a les persones participants que segueixin el perfil de l’entitat, que donin un ‘m’agrada’ a la publicació i que deixin un comentari mencionant dos amics o amigues que tinguin compte d’Instagram.

Així, el post s’omple de comentaris amb múltiples perfils d’Instagram que veuran la publicació un cop rebin la notificació conforme els han etiquetat a un comentari. És una forma de guanyar visibilitat i arribar a persones que d’una altra manera seria més difícil de contactar-hi.

A banda d’escriure un comentari, molts sortejos també demanen que la persona participant comparteixi la publicació de l’entitat com a Instagram Story incloent una menció al perfil de l’entitat organitzadora. La menció dins la ‘story’ serveix perquè l’entitat rebi una notificació cada vegada que algú publica una story. D’aquesta manera poden saber qui està ajudant a la difusió de la publicació i, per tant, qui està participant al sorteig.

Tot i que la compartició ajuda a la difusió del sorteig i, per tant, de l’entitat, és una condició que ha de ser optativa per a les persones participants. Així ho estableixen les polítiques de les plataformes.

La normativa d’Instagram és semblant a la de Facebook. Una de les diferències és que a través d’Instagram sí que es pot demanar a les persones usuàries que mencionin un o diversos amics o amigues als comentaris.

També se’ls pot demanar com a condició de participació que utilitzin un hashtag, ja sigui als comentaris de la publicació o per identificar una foto que la persona usuària pugi al seu perfil.

Pel que fa a les normes de Twitter, s’estableix que l’entitat organitzadora del sorteig no ha d’incentivar la creació de diversos comptes perquè les persones usuàries participin diverses vegades. Tampoc s’ha de promoure la publicació d’un mateix tuit de forma repetida. Per tant, és recomanable establir regles clares que indiquin que no està permès participar al concurs diverses vegades en un mateix dia.

Tots els sortejos i concursos han de tenir unes bases legals. És a dir, una explicació detallada amb clàusules sobre les condicions i normes amb les quals es regirà la promoció.

L’obligació de comptar amb unes bases legals compleix amb l’establert a diverses normatives, com ara la Llei Orgànica de Protecció de Dades o la Llei 34/2002, de Serveis de la Societat de la Informació i comerç electrònic (LSSI).

Aquí es pot consultar un exemple de bases legals d’un concurs. També es poden veure altres exemples, com aquest de la Fira de Sant Ermengol o aquest altre de l’Ajuntament de Sitges.

És recomanable publicar les bases legals a la web o al blog de l’entitat organitzadora i publicar l’enllaç de l’entrada a la publicació de la xarxa social.

Situant-les a la pàgina oficial, se’ls dona el màxim de credibilitat. A més, s’evita haver de comunicar-ho a través de la publicació del sorteig. Els ‘posts’ tenen una limitació de caràcters, especialment a Twitter i Instagram, i sempre és recomanable escriure un text senzill, concís, atractiu i no gaire llarg que capti l’atenció de les persones usuàries.

A banda de comptar amb unes bases legals, l’entitat també ha de complir amb les polítiques d’ús de cada xarxa social en l’àmbit de les promocions. Cada plataforma té unes limitacions i prohibicions que cal tenir en ment.

Per exemple, les normatives de Facebook referents a les promocions permeten que en un sorteig o concurs es pugui comentar o donar ‘m’agrada’ per participar en un sorteig. No obstant, està prohibit obligar la persona usuària a compartir la publicació del sorteig a la seva biografia o etiquetar amics o amigues a la publicació. L’entitat pot animar a fer-ho, però no pot ser una condició obligatòria per a la participació.

En el cas de sortejos a Instagram, la plataforma també inclou dins les seves polítiques d’ús que no està permès obligar les persones usuàries a etiquetar-se en fotos en las quals no apareixen. Tot i això, a Instagram sí que es pot demanar a les persones usuàries que mencionin un o diversos amics o amigues als comentaris.

També se’ls pot demanar com a condició de participació que utilitzin un hashtag, ja sigui als comentaris de la publicació o per identificar una foto que la persona usuària pugi al seu perfil.

Per a més informació sobre les polítiques de les plataformes en l’àmbit de les promocions, es pot consultar el recurs ‘Normatives a tenir en compte a l’hora de publicar un sorteig a les xarxes socials’.

El document clarifica conceptes jurídics a la vegada que resol dubtes interpretatius aprofitant la valuosa experiència adquirida per les administracions públiques de Catalunya en l’aplicació de la llei al llarg dels últims sis anys.

Respecte a la petició d’informació per part de la ciutadania, la normativa especifica una novetat que permet agilitar la tramitació de resposta de l’Administració quan la sol·licitud de la ciutadania és estimada. Al ser una llei molt àmplia, el decret també aporta claredat, matisos i concrecions per tal de facilitar la seva aplicació.

En aquest sentit, concreta quins són els subjectes que d’una manera o altre resulten obligats per la Llei. D’altra banda, concreta els continguts que els subjectes obligats han de difondre proactivament, així com les condicions de la publicació. A més, es matisen els diferents tràmits que integren el procediment de resolució de les sol·licituds d’accés a la informació pública.

Una de les novetats més importants amb un impacte directe i eminentment pràctic en la gestió de les sol·licituds ciutadanes d’informació pública és el fet que quan una sol·licitud és estimada per part de l’Administració, aquesta podrà emetre una comunicació simplificada de finalització del procés. Aquest fet agilitzarà el procediment per afavorir el tràmit, tant a la ciutadania com a l’Administració.

Una altra novetat és que es concretaran les causes legals per les quals una sol·licitud és admesa o no. Així mateix, la nova llei especifica els límits que cal tenir en compte a l’hora de facilitar la informació a la ciutadania.

D’altra banda, degut a la ràpida evolució que ha tingut la transparència en els darrers anys a Catalunya, per tal d’afavorir instruments que posin al dia l’exercici de la Llei, el decret dedica un capítol a regular la lliure reutilització de la informació a publicar per tal de permetre la seva explotació a la ciutadania mitjançant la seva reproducció i divulgació per qualsevol mitjà.

Les entitats hauran de portar de forma actualitzada un seguit de llibres amb diferent tipus d’informació. Els llibres obligatoris són el de persones sòcies, el d’actes, el de comptabilitat i el de voluntariat, si escau.

El document que s’haurà d’actualitzar a les assemblees és el llibre d’actes. En aquest cas, totes les actes han d’estar signades per un secretari o secretària amb el vist i plau de la presidència i han d’estar ordenades cronològicament, segons la data en que va tenir lloc l’assemblea.

Respecte els altres llibres, al de persones sòcies s’han de tenir presents totes les altes i baixes que s’han donat i les dades necessàries d’aquestes persones que en formen part de l’entitat.

En el cas del llibre de comptabilitat, aquest haurà d’estar adequat al funcionament real de la fundació o associació i variarà segons l’activitat que realitzi. Per exemple, una entitat potser amb uns fulls de càlcul Excel ja en tindrà prou, mentre que d’altres hauran de comptar amb un programari de comptabilitat més complex.

Pel que fa al llibre de voluntariat, aquest només serà necessari si l’entitat compta amb un equip de persones voluntàries i el llibre recollirà les dates identificades amb l’activitat que realitzen i les dades de contacte corresponents.

Tot i que no sigui estrictament obligatori, també serà important tenir la data fixada en el calendari anual de forma estable, convocar l’assemblea amb temps i aprofitar les xarxes socials per fer recordatoris.

A més, si els estatuts no diuen el contrari, s’haurà de procurar no fer sempre l’assemblea a la seu de l’entitat (en cas que es realitzi de forma presencial) i buscar d’altres espais que afavoreixin i estimulin la participació, així com pensar en una distribució diferent de les persones assistents o obrir i facilitar espais d’acollida per a infants o acompanyants, si és el cas.

A més, es pot comptar amb un eix o lema dinamitzador que, a la vegada, faci de fil conductor en les presentacions dels diferents punts, així com garantir l’assistència i la participació de les persones més involucrades en l’entitat, com membres de la junta directiva, grups de treball o de comissions existents i persones voluntàries, entre d’altres.

Per tal d’assegurar el bon funcionament de l’assemblea, també es pot elaborar un manual de participació que recopili qüestions bàsiques com el lloc de realització, els horaris, els serveis o el funcionament de l’assemblea, amb els punts destacats dels estatuts, la normativa interna de votació i les formes d’intervenció, respecte i comportament.

Les entitats han de disposar d’una política de protecció de dades específica per al teletreball. Per exemple, cal calcular les necessitats i riscos de l’entitat en relació al teletreball, definir quines fórmules d’accés remot estan permeses o quins dispositius són vàlids per accedir a la informació.

Respecte les mesures de seguretat, caldrà establir perfils d’accés a la informació adequats, comptar amb una configuració periòdica dels equips i dispositius des dels quals s’accedeix i una revisió i actualització dels servidors d’accés remot per garantir el compliment de la política de protecció de dades. També s’haurà de disposar d’una configuració amb els mateixos privilegis fixats pels serveis TIC, una instal·lació de les aplicacions autoritzades per l’organització i disposar d’un software antivirus o tallafocs.

Amb la formació adequada i la garantia de que es disposa de les eines i els recursos suficients per teletreballar les organitzacions estan totalment preparades. Les persones treballadores han de conèixer les eines necessàries per teletreballar. Molts cops, es tracta de les mateixes eines que utilitzem presencialment, però de vegades no.

Per exemple, el teletreball obliga a utilitzar aplicacions per derivar les trucades de l’oficina al mòbil o programes d’edició col·laborativa. En aquests casos, la formació és imprescindible i haurà d’anar a càrrec de l’entitat.

En el cas que es realitzi el teletreball, s’haurà d’adaptar el pla d’igualtat de l’organització. La normativa estableix que és necessari adaptar-lo a la llei del teletreball, al igual que els protocols contra l’assetjament sexual que hagi elaborat. Algunes entitats com Fundesplai compten amb serveis específics que poden adaptar els plans d’igualtat a les noves característiques del treball a distància.

Normalment, es tendeix a veure els aspectes negatius de les noves situacions, però està demostrat que el teletreball suposa més eficiència per a l’entitat i més qualitat de vida per a la persona treballadora.

Pel que fa a la persona que teletreballa, es millora la seva conciliació familiar, disposa de més flexibilitat horària i una millor eficiència en el temps, per evitar els desplaçaments. D’altra banda, ofereix més facilitats per a les persones amb discapacitat, la persona treballadora s’exposa a menys riscos laborals i es redueix el seu estrès per poder autogestionar la feina amb un horari més flexible.

Respecte l’organització, es redueixen els costos d’infraestructura i la despesa energètica, s’augmenta la productivitat, ja que es treballa amb menys distraccions i permet escollir el personal idoni, ja que el fet que la persona treballadora no visqui en la mateixa ciutat on es troba l’entitat, no es un impediment per ser contractada. A més, tot plegat redueix la contaminació al reduir els desplaçaments de les persones treballadores.