Econòmic

El mandat o ordre de domiciliació és un document entre el creditor/a (l’entitat social) i el deutor/a o pagador/a, a través del qual la persona que ha de pagar autoritza i dona el seu consentiment al creditor/a per fer els cobraments i a la seva entitat financera a carregar-los.

El mandat ha d’estar subscrit per la persona que ha de pagar com a titular del compte on es farà la càrrega o persona en disposició de poder atorgar aquesta autorització.

Per exemple: una associació pot tenir un soci/sòcia, amb les seves dades, però la domiciliació es pot carregar en el compte d’una altra persona, com ara, del pare o mare. En aquest cas, també seran necessàries les dades i l’ordre de domiciliació de la persona a la qual se li farà el cobrament, que és diferent de la que consta com a sòcia.

Cal tenir en compte que l’entitat ha de guardar aquest document, signat, mentre estigui en vigor, durant el reemborsament i durant el temps que estableixi la llei de conservació de documents un cop cancel·lat.

Aquest document pot ser en paper o digital. Encara que es tingui en paper caldrà posteriorment digitalitzar les dades, però es recomana mantenir el paper com a prova d’autorització.

Un cop l’entitat emet la remesa de quotes a cobrar, els dies posteriors ha de vigilar com es desenvolupa aquest procés perquè hi poden haver rebuts impagats i això pot variar els càlculs de l’entitat.

Durant els cinc dies hàbils posteriors, el banc que ha emès els rebuts pot comunicar la impossibilitat de fer el cobrament, per exemple, si es tracta d’una sol·licitud errònia, si manca informació o no és correcta o si el compte de cobrament està cancel·lat. El banc de la persona que ha de pagar podrà fer la devolució, per exemple, per manca de fons suficients.

La persona a qui se li fa el cobrament pot retornar el rebut en un període de vuit setmanes pel motiu que sigui. Per últim, en cas que el soci/sòcia o persona a qui se li fa el cobrament detecti que no està autoritzat, perquè no hi ha l’ordre de domiciliació, ho haurà de comunicar a la seva entitat bancària en un termini màxim de 13 mesos. En aquest temps també es poden retornar els rebuts incorrectes.

En cas que la devolució sigui correcta, el banc serà l’encarregat de fer la devolució o indicar la manera per rebre els diners que s’hagin cobrat erròniament.

Pot succeir que una persona retorni el rebut, però que posteriorment comuniqui a l’entitat social la seva intenció de pagar la quota. En aquest cas, és recomanable proporcionar una via alternativa per pagar, per exemple, a través de transferència, perquè fer nous girs pot suposar un cost.

A més, és adient analitzar el nombre de rebuts retornats per tal d’extreure’n conclusions que ajudin a l’entitat a millorar aquest punt, per exemple, emetent la remesa en una altra data o permetent el pagament fraccionat.

En tot cas, és important complir amb la normativa per tal d’evitar problemes amb els cobraments, ja que això pot suposar un daltabaix per a l’entitat i pot minvar la credibilitat sobretot entre els associats/associades.

El càrrec directe SEPA (Zona Única de Pagaments en Euros, per les seves sigles en anglès) permet fer un càrrec/cobrament en el compte de la persona deutora (sigui física o jurídica). La persona deutora és la que ha de pagar. En aquest cas, es tracta de la domiciliació de rebuts als socis/es o participants de l’entitat per cobrar la quota periòdica.

Com que segueix la norma SEPA, aquesta domiciliació es pot realitzar en imports en euros entre els països que formen part d’aquesta zona.

Hi ha dos tipus de càrrecs:

• Bàsic o Core: es poden fer cobraments a un deutor/a ja sigui consumidor/a, empresa o autònom/a. Com a entitat del tercer sector aquesta és la via per a poder girar els rebuts als socis/es o participants. En aquest recurs s’explica el càrrec bàsic.
• B2B: es poden fer cobraments entre no consumidors/es, és a dir, empreses i/ o autònom/es. El període de devolució és reduït.

Totes les entitats bancàries ofereixen la possibilitat de fer servir la domiciliació bancària. En tot cas, cal demanar-ho al banc de l’entitat social per tal que generi l’identificador de creditor/a. El creditor/a es refereix a l’entitat (o persona) que ha d’emetre el cobrament per rebre els diners

També és necessari passar una sèrie de gestions amb el propi banc, que es poden agilitzar si ja s’ha treballat prèviament amb aquesta entitat. Des de l’inici cal tenir clares les tarifes i condicions que ofereix el banc per fer aquesta gestió i, fins i tot, es poden negociar. En aquest moment caldrà saber el cost de girar els rebuts i altres despeses.

Un cop s’ha arribat a l’acord amb el banc, l’entitat ha de verificar que té la capacitat material i personal de complir els requisits per poder-se comunicar amb l’entitat bancària. La principal exigència és la creació d’arxius amb el format ISO20022XML, el format que poden executar els bancs. Per tant, l’entitat s’ha d’assegurar que els programes de comptabilitat compleixen els requisits SEPA i que hi ha alguna persona que ho sap gestionar.

Cal tenir en compte el període per a la presentació d’un càrrec SEPA, és a dir, enviar la remesa a l’entitat bancària un determinat nombre de dies abans del cobrament. Aquest termini variarà segons diversos factors, per exemple, si es tracta del primer càrrec, amb la qual cosa caldrà tenir-lo clar.

La primera vegada que es gestiona amb el banc el cobrament de rebuts, s’ha d’enviar a l’entitat financera com a mínim amb antelació de cinc dies hàbils interbancaris, és a dir, els dies que els bancs realitzen operacions bancàries, normalment deixant fora els festius nacionals, en qualsevol cas és millor consultar-lo amb el banc. Posteriorment, només calen 2 dies d’antelació.

També cal tenir en compte les hores de tall, això significa que a partir d’una hora concreta l’operació pot comptar que és del dia següent, per tant, per assegurar els terminis es pot enviar l’ordre 6 dies abans en lloc de 5, o 3 en comptes de 2, per a gestions posteriors a la primera.

Tot i que una auditoria pot suposar un mecanisme de transparència que algunes entitats socials realitzen voluntàriament, en altres casos (fundacions i associacions declarades d'utilitat pública) es tracta d’una qüestió obligatòria.

Segons el Decret 259/2008, “els comptes anuals s’han de redactar amb claredat, de manera que la informació subministrada sigui comprensible i útil [...] i han de mostrar la imatge fidel del patrimoni, de la situació financera i dels resultats de l’entitat”. Per tant, s’ha d’incloure aquella informació que sigui rellevant, és a dir, necessària per prendre decisions econòmiques i que mostrin els riscos als quals s’enfronta l’entitat. La informació, a més, ha de ser fiable i ha de complir amb les qualitats de comparabilitat i claredat.

Per tant, cal sotmetre els comptes anuals a una auditoria externa en cas que en els dos exercicis consecutius compleixin com a mínim dos de les següents situacions:

• El total de l’actiu és superior a 6 milions d’euros.
• L’import del volum anual d’ingressos ordinaris és superior a 3 milions d’euros.
• El nombre mitjà de treballadors/es durant l’exercici és superior a 50.
• Almenys un 40% dels ingressos totals prové de les administracions públiques (subvencions, convenis o contracte de prestació de serveis).
• Haver rebut ingressos superiors als 60.000 euros en el conjunt de l’exercici de qualsevol administració pública.

Els comptes anuals són comptes públics, és a dir, que no es tracta de documentació interna, sinó que han de ser accessibles per a terceres persones, per tant, s'han de publicar al web de l'entitat, segons el que estableix la llei de transparència.

Per a formular els apartats anteriorment esmentats cal tenir present els següents aspectes:

• Incloure les xifres de l’exercici immediatament anterior amb el format que permeti la comparació amb les dades de l’exercici present.
• Incloure només les partides amb imports a l’exercici present.
• No es pot modificar l’estructura d’un exercici. Si, excepcionalment, s’ha de fer, caldrà indicar-ho a la memòria.
• Es poden afegir noves partides, a més de les ja previstes, i es poden fer subdivisions més detallades.
• Els crèdits i deutes amb entitats del grup i associades han de figurar en les partides corresponents, amb separació de les que no corresponguin a entitats del grup o associades, respectivament.
• Les entitats que participin en un o diversos negocis conjunts que no tinguin personalitat jurídica han de presentar aquesta informació integrant en cada partida dels models dels diferents estats financers les quantitats corresponents als negocis conjunts en què participen, i informant sobre el seu desglossament en la memòria.

En tot cas, si amb aquesta documentació no és suficient per mostrar una imatge fidel de l’estat comptable de la fundació, caldrà incloure les informacions complementàries a la memòria.

Decidir el lloc a visitar és la primera pedra al camí: no és el mateix triar com a destí un indret a milers i milers de kilòmetres de distància, que un que estigui més a prop del lloc on es resideix.

De fet, el professor, escriptor i investigador especialitzat en recerca sobre el turisme, la globalització i el canvi climàtic, Joan Buades, es pregunta si “és tan necessari marxar cada cop que tenim vacances”.

Triar el destí implica també decidir com hi vas. Tenint en compte que l’avió és el mitjà de transport que més contamina el planeta, tot plegat fa repensar en alternatives més sostenibles per viatjar com per exemple el tren, l’autobús o compartint cotxe. El viatge pot ser també part de l’aventura!

Així mateix, l’aspecte econòmic derivat de la decisió sobre el mitjà de transport triat és també clau al respecte: serà més barat viatjar en transport terrestre que no pas en avió.

Tan important és triar on viatges com decidir de quina manera et comportes a l’entorn. Per tal de seguir amb la línia de practicar unes vacances sostenibles i reduir l’impacte de la petjada ecològica, cal fer, en la mesura del possible, les compres desitjades als establiments locals.

D’aquesta manera s'estarà fomentant una economia social i solidària (ESS). Una proposta és, per exemple, consultar el mapa de l’economia solidària Pam a Pam, des d’on es poden agafar moltes idees d’allotjaments, restaurants i altres opcions per gaudir de la temporada d’estiu i enfortir el teixit de l’ESS.

Les diferents normes de l’AEB permeten el desenvolupament d’aplicacions o programes informàtics que fan possible automatitzar tasques relatives a la comptabilitat de l’entitat, ja que són capaços de processar de forma automàtica la informació dels documents que segueixen una estructura molt determinada. Entre aquests quaderns hi ha, per exemple, el 43, per a la recepció de moviments o extractes bancaris, i el 34, d’emissió de transferències.

La norma 34 és l’estàndard que estableix les característiques que ha de tenir el fitxer i, per tant, el programa per poder processar de manera automàtica un llistat d’ordres de pagament o transferències. Per tant, en aquest cas el document el genera l’entitat social cap a l’entitat financera.

Per tal de fer aquesta automatització correctament, és imprescindible indicar la següent informació:

• Compte de càrrega de l’ordenament.
• Compte d’abonament beneficiari.

En ambdós casos cal que aquesta informació tingui el format de Codi Compte Client (CCC), és a dir, que cal indicar aquests codis formats per 20 dígits i que, de fet, hem d’utilitzar sovint. Per això, és important tenir el CCC dels treballadors i treballadores. Cal tenir en compte que no es tracta només del número de compte del client/a, sinó que també incorpora el codi de l’entitat, el de l’oficina i els dígits de control.

A més a més, caldrà indicar altres dades com el NIF, direcció fiscal, data d’emissió de les ordres... També és important tenir en compte les possibles limitacions o condicions de l’entitat financera amb què es treballa, per exemple, en el nombre d’operacions que es poden incloure a la remesa. Això s’ha de tenir molt clar perquè, en cas contrari, el fitxer emès serà rebutjat per l’entitat.

Un cop s’ha fet el procediment a través del programa informàtic, es genera un arxiu amb unes característiques determinades que, en termes generals, inclou tres registres:

• Registre de capçalera.
• Registre de beneficiaris/beneficiàries
• Registre de totals (resumen de fitxer).

En resum, és convenient que les entitats del tercer sector amb un volum important de treballadors i treballadores o d’empreses proveïdores a pagar tinguin present l’existència d’aquesta norma -i d’altres- i d’aquest procediment per poder estalviar temps en qüestions de comptabilitat.

Les factures rectificatives, segons l’Agència Tributària, són factures que modifiquen alguna dada o càlcul d’una factura emesa anteriorment. També s’anomenen factures d’abonaments. Són la solució als errors que es poden cometre a l’hora d’emetre una factura. En definitiva, és un tipus de factura que en substitueix una que conté un error o que no inclou totes les dades que hauria de contenir.

Existeixen múltiples tipus de factures rectificatives. Per exemple, les factures que rectifiquen l’IVA o preu aplicat a un producte per a un client/a, o les que modifiquen algun contingut de la factura per complir amb els requisits legals de facturació, o les que es fan per recuperar l’IVA d’una factura impagada via la modificació de base imposable, entre d’altres.

Tota factura rectificativa ha d’informar del número de la factura que rectifica, ha de portar una sèrie de numeració diferent a la sèrie de facturació ordinària i ha de complir amb els altres requisits de la factura ordinària.

Cal també indicar que es tracta d’una factura rectificativa i el motiu de la rectificació. Només es podrà obviar el motiu quan es tracti d’una concessió d’un descompte o bonificació per volum d’operacions. En aquest cas la identificació dels motius és innecessària i és suficient indicar el període al qual fa referència, tal com s’explica al web d’assessoria Perez Sardà. Finalment, cal indicar l’import de la rectificació.

Cal tenir en compte que les factures que l’entitat rep com a despesa les fa una empresa o entitat proveïdora i si conté algun error, qui l’ha de canviar a través d’una factura rectificativa és el proveïdor/a en qüestió.

Una de les maneres més habituals d’emetre factures rectificatives és utilitzant programes informàtics de facturació com ara el que ofereix Quipu, Debitoor, Contasimple... També hi ha programes de facturació exclusius i adaptats a les entitats del tercer sector. Per exemple, el que ofereix Suport Tercer Sector – Fundesplai.

El primer que cal tenir present és que totes les entitats financeres estan obligades a emetre informació mensual dels moviments bancaris del client/a de forma gratuïta. Cada banc o caixa d’estalvis pot tenir les seves particularitats, però, com a norma general, actualment es pot demanar a través del web de l’entitat corresponent. Per a poder fer aquest tràmit cal que sigui la persona titular o autoritzada qui ho demani.

L’habitual és que l’entitat bancària emeti aquest arxiu mensualment, però es pot demanar amb una altra freqüència, fins i tot, de manera diària. La freqüència amb què es demani es pot decidir en funció del volum de moviments de l’entitat, però, com a mínim, pot ser interessant disposar d’un extracte a l’any. Les entitats financeres poden emetre aquest document de forma immediata (en unes hores), l'endemà o de forma periòdica. Els bancs o caixes d’estalvi també poden emetre aquest extracte d’anys anteriors o de comptes cancel·lats, en aquests casos, però, pot suposar un cost i trigarà un temps.

Actualment, el més habitual és poder descarregar aquesta informació a través del lloc web o rebre-la en format digital (tot i que poden haver-hi entitats financeres que encara l’enviïn per correu postal). En tot cas, cal tenir en compte el format de l’arxiu que proporciona l’entitat financera i, si és convenient, demanar i concretar directament amb l'entitat financera les especificitats d’aquest document i del seu enviament.

Existeixen diversos programes de comptabilitat amb què pot treballar una entitat sense ànim de lucre i és bo informar-se i conèixer la forma de treballar amb els arxius AEB 43. Però com a norma general, cal carregar el fitxer al programa de comptabilitat i a cada moviment s’indicarà la seva contrapartida de forma més o menys automàtica (segons el programa). A més, encara que no es disposi d’un programa específic, l’extracte és útil si es treballa de forma més manual o amb Excel, ja que permetrà fer una comprovació més ràpida dels moviments.

El nou Codi de conducta relatiu a les inversions financeres de les entitats sense afany de lucre estableix que aquestes entitats poden realitzar “qualsevol inversió [financera temporal] en algun dels instruments financers regulats a la Llei del Mercat de Valors”. És a dir, instruments monetaris, accions, fons d’inversió...

Malgrat tot, cal tenir en compte les excepcions que regulen aquest article. En primer lloc, cal tenir present el que estableix el títol fundacional, els estatuts de l’entitat o la normativa d’aplicació en referència a les possibles restriccions per fer inversions.

A més, es consideren excepcions per a la inversió la part del patrimoni que l’entitat hagi obtingut a través d’aportacions “efectuades pel fundador, donats o associats amb subjecció a requisits de no disposició o amb vocació de permanència”.

Per últim, també queden fora “les inversions financeres afectes a la cobertura de provisions tècniques de les mútues asseguradores i mutualitats de previsió social” per tal de garantir el compliment de les obligacions futures i per evitar que els recursos aportats pels assegurats puguin quedar dilapidats per una inversió incorrecta.

En cas que una entitat decideixi dur a terme inversions financeres, cal que tingui en compte els mitjans humans i materials necessaris per desenvolupar aquest objectiu, així com els sistemes per gestionar les inversions en instruments financers “adequats i proporcionats al volum i naturalesa de les inversions realitzades o a realitzar”.

Per tal que les inversions siguin tan adequades com sigui possible seguint la regulació de l’entitat i els seus objectius, cal que el personal amb capacitat de decisió tingui suficients coneixements i experiència en aquest àmbit, ja que comporta certa complexitat. En cas contrari, l’entitat podrà comptar amb assessorament professional, sempre que això no comporti conflictes d’interès.

Si els instruments financers són superiors als 10 milions d’euros, l’entitat haurà de tenir en compte algunes especificacions. En aquest cas és recomanable la constitució d’una comissió d’inversions, integrada “per un mínim de tres membres, dos d’ells o elles amb coneixements i experiència suficients, que s’hauria de reunir regularment com a mínim quatre vegades l’any”, amb control intern i amb suficient autoritat i independència.

El portal EU Login correspon a l’antic Servei d'Autenticació de la Comissió Europea (ECAS). Cal tenir en compte que en cas que ja es tingui un compte de l’ECAS, no s’ha de fer res perquè les credencials són vàlides per poder accedir al nou sistema.

L'EU Login és el primer pas que donarà accés als tràmits posteriors en els portals de la Comissió Europea. Per donar-se d’alta a l’EU Login cal el correu electrònic i la contrasenya, encara que per accedir també es pot fer a través de les xarxes socials (tot i que no és el més recomanat).

Un cop es disposa de l’accés, s’hauran d’emplenar les dades administratives i legals bàsiques requerides al portal (nom legal de l’entitat, número de registre, web, tipus d’entitat legal...). També és important posar correctament les dades de contacte, perquè el Servei Central de Validació es posarà en contacte amb la persona que va registrar l'organització. És útil tenir a mà els documents pertinents quan es completi el registre. Un cop completada la informació sortirà un missatge de confirmació amb el número PIC (9 dígits).

En el moment en què ja es disposa d’aquest PIC, que inicialment és provisional, es podran fer diferents tràmits, com ara participar en les convocatòries europees.

Abans d’iniciar el procés per optar als fons europeus, cal tenir en compte les característiques. En aquest sentit, els projectes reben un cofinançament (mai retroactiu), és a dir, que l’entitat que rep fons també ha de finançar part del projecte. A més, generalment les convocatòries requereixen un partenariat entre entitats de diferents països i naturalesa.

Per evitar perdre temps i recursos, inicialment cal tenir ben definits els següents aspectes: Quins són els meus objectius? Quin valor afegit pot aportar la meva entitat? Tinc els recursos necessaris per dur a terme el projecte? Una anàlisi DAFO, per exemple, pot ser útil per tenir una radiografia de l’entitat.

Per tirar endavant un projecte és important disposar de recursos humans suficients i qualificats, per exemple, tenir personal amb experiència en la redacció de propostes per a organismes europeus i coneixements d’anglès. No s’han d’oblidar els recursos financers, imprescindibles per cofinançar el projecte i pagar els viatges o subcontractacions, entre altres despeses. Per tant, cal una estructura prèvia suficientment sòlida.

Els projectes que es presenten s’han de fer amb un partenariat format per l’entitat coordinadora, les associades, les sòcies i les subcontractades (si és necessari), figures amb funcions diferents. Per aquest motiu, és imprescindible escollir el rol segons les capacitats de l’entitat i sense voler acaparar més del possible.

• Participar en el projecte com a entitat coordinadora

Aquesta figura té la principal responsabilitat en el projecte i es comunica directament amb el programa europeu, per això, cal que sigui una entitat amb experiència prèvia en aquest àmbit i amb prou solidesa econòmica.

També s’encarrega d’escollir la resta de membres del partenariat, per tant, ha d’avaluar l’experiència, el que pot aportar, la reputació, el compromís en el projecte... de cada entitat sòcia i/o associada.

Per crear el partenariat és recomanable buscar primer en la xarxa de contactes més propera i, a partir d’aquí, a les federacions europees o nacionals, associacions, bases de dades de programes europeus (Erasmus Platform, European Social Fund o CORDIS EU Projects), infodays o sessions formatives dels programes europeus, xarxes socials...

• Participar com a entitat sòcia

Es pot recórrer al networking i crear una targeta de visita, on presentar l’entitat, els objectius i el valor afegit, per donar-se a conèixer en els entorns adequats (indicats a l’anterior apartat) i contactar amb altres entitats.

Com a entitat sòcia s’han de fer una sèrie de tràmits administratius, com ara l’obtenció del codi d'identificació PIC (Participant Identification Code), i col·laborar en l’elaboració de la proposta, encara que és coordinació l’encarregada de redactar-la.

• Participar amb un altre rol

Es pot participar com a entitat associada, això implica un paper limitat on només es desenvolupa una activitat concreta i es rep el reemborsament de les despeses d’allotjament i viatge vinculades a l’activitat.

També es contempla la subcontractació, que no forma part del partenariat i es selecciona amb un procés competitiu perquè faci una tasca molt determinada. És important tenir en compte aquesta figura fins i tot per a la redacció del projecte, ja que hi ha empreses especialitzades.

És important revisar les dates de les convocatòries i consultar els canals de comunicació per veure els canvis i les noves convocatòries.

També cal conèixer el cronograma aproximat de les diferents fases, perquè fins a la implementació del projecte pot passar gairebé un any. Des de la publicació de la convocatòria fins al termini del lliurament poden passar entre 2 i 3 mesos, temps necessari per fer la proposta del projecte. Des de la presentació de la proposta fins a la publicació dels resultats poden passar uns altres 4 o 6 mesos. En cas que el projecte sigui seleccionat, la signatura del contracte es pot demorar fins a 4 mesos.

En cas que no se seleccioni el projecte, es rebrà una valoració que pot ser útil per fer una nova presentació. A més, tot aquest procés haurà suposat nou coneixement per a l’entitat, més visibilitat internacional i reputació i la creació de noves aliances amb altres entitats, entre altres beneficis.

Més informació:

• Guia de fons europeus

• Manual: Sol·licitud de finançament